Dentre os motivos que fazem o dentista perder o sono estão as ausências nas consultas (falta ou cancelamento) e os abandonos dos tratamentos por parte dos pacientes. Esses acontecimentos comprometem a produtividade do consultório e, consequentemente, a rentabilidade do negócio.

É possível que todos os profissionais da odontologia já tenham passado por esses problemas e suas graves consequências. No entanto, saiba que, com controle, organização e planejamento, podemos driblar essa adversidade, eliminando ou reduzindo drasticamente esses episódios negativos.

Faltas e abandonos são ameaças recorrentes em um consultório odontológico e por isso precisam ser tratados com toda a seriedade. Quando o paciente falta ou cancela uma consulta de última hora, o horário destinado a ele fica ocioso e o dentista deixa de atender outra pessoa, o que causa prejuízos financeiros.

Além disso, a conclusão do tratamento necessitará ser prorrogado, prejudicando também a agenda do profissional. E no caso do abandono do tratamento, a situação é ainda mais grave. Todo um planejamento já havia sido realizado, as consultas já estavam pré-agendadas e em alguns casos as despesas com a compra de matérias já haviam sido feitas.

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Vamos ao artigo de fato…

Para que esse problema seja cada mais raro em sua clínica ou consultório, abaixo você encontra cinco dicas de como evitar as desistências e as ausências. Veja:

Entenda o motivo

O primeiro passo para reduzir os cancelamentos de consultas e abandonos de tratamentos é entender os motivos que levam os pacientes a tais atitudes. Dentre eles, podemos destacar: esquecimento da consulta, imprevistos, desmotivação em cuidar da saúde bucal e até mesmo insatisfação com o atendimento do consultório.

Para resolver os possíveis problemas relacionados ao atendimento do consultório é necessário perguntar ao paciente. Por isso, monitore a satisfação do se paciente constantemente. Muitos abandonos ou ausências ocorrem devido à insatisfação com relação ao tratamento ou atendimento. Não se deixe ser pego de surpresa. O grande prejudicado em casos de desistências ou faltas é o seu consultório.

Havendo abandonos de tratamentos, é necessário contactar o paciente o quanto antes, visando identificar o motivo do ocorrido. Preferencialmente por telefone. Oriente a sua secretária a identificar o que causou a interrupção do tratamento e a tentar reverter a situação. Caso seja por motivos financeiros, procure renegociar, estendendo, se possível, os parcelamentos.

Caso seja em relação ao atendimento, procure sanar isso rapidamente, descobrindo exatamente qual o problema e dando uma solução imediata ao paciente. Em se tratando do andamento do tratamento, reforce ao paciente o plano de tratamento, o cronograma e os resultados esperados. Mantenha o seu foco no que deve ser melhorado e resolvido no atendimento ou no serviço do consultório.

Confirme com antecedência

É comum que as consultas odontológicas sejam marcadas com antecedência e, por isso, um passo importante para evitar as ausências é lembrar o paciente de seu compromisso cerca de 24 horas antes do horário combinado. Esse passo é relevante porque, diante de uma rotina atribulada, muitas pessoas se esquecem do dia e da hora da consulta.

É possível entrar em contato com o paciente por meio de um telefone ou de uma mensagem de texto via SMS ou WhatsApp, uma vez que esses são meios comuns atualmente. Diante disso, é necessário que a comunicação com o paciente seja amigável, de fácil compreensão e que demonstre cuidado e proximidade.

Lembre-se que não se trata de confirmar a consulta, e sim lembrar o paciente da consulta, haja visto que a confirmação ocorreu no momento em que o paciente agendou o compromisso com a sua secretária.

Crie uma política de pagamento antecipado

O paciente dificilmente abandona o tratamento no meio, caso ele já tenha pago todo o procedimento (ou parte dele) de forma antecipada. Assim, receber todo o valor – ou parte – do tratamento é uma maneira de dificultar a desistência do paciente.

O que recomendamos é que, no ato do fechamento da venda e assinatura do contrato, o consultório receba uma parcela do tratamento – no mínimo de 30%. Esse valor deve cobrir ao menos os custos iniciais do procedimento, envolvendo inclusive o laboratório. Procure também receber as demais parcelas, de forma antecipada, através do cartão de crédito. Isso gera um compromisso maior do seu paciente, haja visto que o pagamento já está realizado. Até cheques pré-datados ajudam. Evite os boletos bancários e sobretudo, os pagamentos em carteira, onde o paciente paga na recepção do consultório, à medida em que ele comparece às consultas.

Regras claras

É importante também que o consultório tenha regras claras quanto às faltas nas consultas e que estas sejam comunicadas antecipadamente aos pacientes, no início do tratamento. Desse modo, o paciente fica informado sobre o que acontecerá caso não compareça a uma consulta ou cancele um tratamento sem apresentar um motivo.

É permitido penalizar o paciente que não comparecer a uma consulta agendada, inclusive de forma monetária. Mas o ideal é evita-lo, para não causar desgaste. O que você pode fazer com os pacientes que costumam faltar aos seus compromissos é remarcar as consultas para um período mais longo – duas semanas a frente, por exemplo – ou no final do dia. Alegue que a sua agenda está concorrida, e que, caso o paciente falte à sua consulta, terá que aguardar uma vaga em data futura.

Lembre-se que as ausências não programadas causam prejuízo ao seu negócio. Por isso não seja tolerante a este fato. Sugerimos que você coloque no contrato de prestação de serviços as possíveis penalidades a que o paciente será submetido caso não comunique o consultório sobre sua impossibilidade de comparecer à consulta, com antecedência mínima de 24 horas.

No entanto, para estabelecer uma política de ausências, é preciso que haja respeito de ambos os lados. Ou seja, o dentista precisa estar comprometido com seu paciente e não se ausentar ou atrasar nos horários combinados.

Melhore a qualidade do atendimento

Uma das razões que pode levar aos abandonos dos tratamentos é a insatisfação com o atendimento. Por isso, é preciso estar atento às reclamações dos pacientes, que podem envolver: longa espera, falta de cordialidade, falta de planejamento e má qualidade no atendimento.

Assim, é fundamental que os profissionais envolvidos nos tratamentos odontológicos estejam alinhados e sempre busquem melhorar os atendimentos. Uma boa dica é investir em qualificações e treinamentos.

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