Todo início de ano, todo empresário, empreendedor e profissional autônomo que se preza, costuma realizar um planejamento dos negócios para o futuro. Certo? 

E quando falamos em planejamento, um dos pontos a considerar é realização de uma projeção futura do negócio, sendo necessário neste caso a análise da saúde financeira da empresa. O mesmo deve acontecer com uma clínica ou consultório odontológico. Afinal, através desta averiguação é possível verificar a eficiência da gestão, identificando se o negócio é rentável, se os custos condizem com a receita da empresa, se os investimentos realizados geram lucratividade, se a inadimplência está sob controle.

Se você chegou até aqui com dúvidas de como diagnosticar a gestão financeira da sua clínica, acompanhe este guia e aprenda a medir a saúde financeira do consultório odontológico:

A importância da gestão financeira para o sucesso de uma clínica.

É fato que, muito mais do que ser um especialista técnico em sua profissão, você também precisa ter um bom conhecimento de gestão, envolvendo as questões administrativas, comerciais e financeiras do seu consultório. No que tange às habilidades financeiras, informações sobre a lucratividade, controle de custos, realização do planejamento orçamentário e cálculo dos preços dos procedimentos são importantes para medir a saúde financeira do negócio e sua capacidade de crescimento ao longo do tempo.

Bom, mas quais índices utilizar para medir a performance financeira de sua clínica? Agora, você vai entender um pouco mais sobre isso. Acompanhe:

Como medir a saúde das finanças do seu consultório.

A partir de agora usaremos bastante o termo “métricas” e antes de começarmos, uma breve definição: ao falar sobre métricas, referimo-nos às estatísticas de modo geral, os famosos medidores de desempenho. Logo, para mensurar a saúde financeira é preciso utilizar indicadores que forneçam dados claros, dentre eles, destacamos:

Retorno sobre Investimento (ROI).

“Return over investment” ou Retorno sobre Investimento, como próprio nome diz, demonstra o quanto de dinheiro se está ganhando (ou não) em cima de cada investimento feito. A matemática é simples: subtrai-se o ganho do investimento pelo valor do investimento feito, o resultado é dividido pelo investimento e multiplicado por 100.

Ou seja,

ROI = (Ganho sobre Investimento – Investimento) / Investimento x 100

Para ilustrar como funciona o cálculo, imagine uma situação em que você decide investir R$ 5.000,00 em campanhas nas redes sociais durante três meses. Ao final desse período, você faz o levantamento e verifica que o resultado desse investimento gerou uma receita de R$ 15.000,00. Ao colocar esses valores na fórmula, temos a seguinte configuração:

ROI= (R$ 15.000,00 – R$ 5.000) / R$ 5.000,00 x 100

ROI= R$ 10.000,00 / R$ 5.000,00 x 100

ROI= 2 x 100

ROI= 200%

Neste caso, o retorno sobre o investimento foi de 200%. E para não se perder nos cálculos, o mais indicado é ter um software de gerenciamento. Depois, é só analisar se realmente foi válido implementar determinada ação.

Conversão de Pacientes (por pessoas)

Antes de começar um tratamento odontológico, o costume é fornecer ao paciente um orçamento deste serviço. E depois? É fundamental quantificar quantos destes atendimentos são convertidos a clientes. Pois, quando o número de atendimentos é inversamente proporcional às conversões, os problemas financeiros começam a surgir, já que o tempo gasto em cada consulta está sendo “perdido”. Para chegar a uma conclusão precisa, realize o seguinte cálculo: número de pacientes convertidos (durante um período) dividido pelo número de pacientes atendidos (no mesmo período) multiplicado por 100. O resultado representa a porcentagem de conversão.

CPP= (Número de pacientes convertidos / Número de pacientes atendidos) x 100

Suponhamos que no último mês, você realizou 50 consultas de avaliação. Neste mesmo período, 25 pacientes iniciaram o plano de tratamento. Calculemos seguindo a fórmula:

CPP= (25 / 50) x 100

CPP= 0,5 x 100

CPP= 50%

O resultado mostra que a taxa de conversão de pacientes é de 50%, ou seja de cada 10 pacientes que realizam orçamento, 5 fecham o tratamento.

Conversão de Valores

Neste caso, consideraremos os valores fechados nas consultas de avaliação.

A fórmula é a mesma, porém o índice que utilizaremos são os valores monetários, ao invés da quantidade de pacientes: Dividimos os valores efetivamente fechados nos contratos dos valores totais orçados em um determinado período e multiplicamos o resultado por 100.

CV= (Valor dos contratos fechados / Valor total orçado) x 100

Como exemplo, a sua clínica orçou no último mês o valor total de R$ 60.000,00 em tratamentos e conseguiu fechar R$ 15.000,00 em vendas. Considerando a fórmula:

CV= (R$ 15.000,00 / R$ 60.000,00) x 100

CV= 0,25 x 100

CV= 25%

Neste caso, a taxa de conversão de valores foi de 25%.

Custo por Aquisição (CPA).

Você sabe quanto custa para captar cada paciente? O cálculo do Custo por Aquisição (CPA) significa compreender se o que você tem gasto para captar o paciente está compensando ou gerando custo excessivo. Descobrir isso é fundamental para validar as estratégias de captação e o quanto elas têm sido lucrativas. Mais uma vez, a matemática é básica: divide-se o investimento em captação pelo número de novos pacientes adquiridos, o valor representa o seu gasto com o paciente.

CPA= Valor investido / Número de pacientes adquiridos

Vamos a um exemplo: sua clínica investiu no último mês R$ 2.000,00 em estratégias de captação de pacientes, e neste período conquistou 40 pacientes.

CPA= R$ 2.000,00 / 40 pacientes

CPA= R$ 50,00

Neste caso, cada paciente conquistado pela sua clínica custou a você R$ 50,00.

Bom, cada uma dessas análises permitem a visualização de um ponto chave. Após realizar os cálculos, defina como os dados coletados servirão de apoio para alcançar o seu objetivo: a saúde financeira da clínica.

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