Você sabia que muitos fatores podem ser determinantes para o sucesso da sua clínica? A começar pelo atendimento da secretária, afinal ela é peça fundamental no processo de fidelização do seu paciente.
Mas não basta compreender isso, o importante mesmo é garantir logo na contratação que você poderá contar com a participação ativa desta profissional, tanto para recepcionar seus pacientes quanto para cumprir as demandas solicitadas.
Bom, sabendo que o processo seletivo permite conhecer o perfil do profissional aspirante ao cargo, como fazer para realizar uma contratação assertiva? Hoje, você vai aprender os principais pontos que levam a uma seleção eficaz. Confira agora mesmo:
Quais são os critérios mais relevantes na hora de escolher uma secretária?
Se você pretende realizar um processo de recrutamento, o primeiro passo é definir quais serão as atribuições da profissional em sua clínica. Liste todas as atividades que a sua secretária deverá desempenhar no dia-a-dia: atendimento ao telefone, agendamento e confirmação de consultas, recepção ao paciente, envio de mensagens pelo WhatsApp, recebimento dos pagamentos dos pacientes, pagamentos das contas da clínica, compra de materiais de uso e consumo.
Depois, identifique quais as competências essa profissional deve possuir para ocupar o cargo: boa comunicação oral, boa redação, habilidade de negociação, saber trabalhar em equipe, empatia, entre outros.
Na sequência, relacione o perfil comportamental que você deseja que a sua secretária apresente, como por exemplo: discreta, proativa, organizada, paciente, simpática.
E por fim, descreva os requisitos exigidos: faixa etária, nível educacional, disponibilidade de horário, tempo de experiência, entre outros.
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Todas essas informações ajudarão você a direcionar a sua contratação, tornando todo o processo mais assertivo e eficaz, minimizando o risco de uma contratação equivocada. Quando o dentista coloca no papel todas essas características e dados da profissional, ele consegue definir o perfil ideal de secretária, facilitando não só o processo de recrutamento, seleção e contratação, mas sobretudo o próprio trabalho da secretária contratada.
Antes que se questione, elencamos essas aptidões por vários motivos, entre eles: uma pesquisa da Convince&Convert aponta que 59% das pessoas procuram as redes sociais de empresas para reclamar em razão do mau atendimento. Ou seja, já compreendemos que para grande maioria, ser bem recepcionado é tão importante quanto a qualidade do serviço.
Saiba como encontrar a secretária ideal para o cargo:
Depois de traçar o perfil que você almeja encontrar, é hora de dar início ao recrutamento. Neste passo, toda a cautela será fundamental, então reserve tempo para se dedicar a isso. Veja algumas dicas que separamos:
● Elabore um sistema de seleção e pontuação.
No meio do processo é comum ficar em dúvida entre mais de um profissional. Por isso, você precisa se preparar para escolher quem se encaixa melhor. Para facilitar, crie uma planilha com todas aquelas características elaboradas no começo, depois, de 0 a 10 atribua um nível de pontuação a elas, considerando que quanto mais próximo do 10, mais importante é a aptidão. Fazendo isso, você pode somar o número de pontos conquistado por cada candidato, eliminando os que ficaram abaixo da média esperada.
● Faça perguntas claras e objetivas.
Antes da entrevista começar, tenha às mãos um roteiro com as principais perguntas e colocações a serem feitas. Nada de improvisar ou pensar somente no desenrolar da conversa. Isso porque, ao planejar com antecedência você consegue ter clareza de quais informações serão realmente chave, sem estender o bate-papo de forma desnecessária, ou então, fazer perguntas muito longas, complicando o entendimento. Lembre-se: seja claro, essa é a melhor forma de garantir um diálogo eficiente.
Tenha em mente que os questionamentos a serem feitos, bem como as observações sobre o comportamento das candidatas devem estar relacionados ao perfil desejado e às atribuições profissionais a serem desenvolvidas pela secretária.
Faça perguntas que permitam você descobrir se a candidata é organizada, possui empatia, tem experiência na profissão, sabe negociar, tem habilidades financeiras, entre outros.
Interessante também é realizar simulações de situação hipotéticas, como: “o que você faria se um paciente se mostrasse nervoso com o atraso da sua consulta?”, ou “qual seria a sua reação de o paciente se recusasse a pagar os seus débitos?”.
Por fim, não se esqueça de dar o feedback a todos os candidatos, mesmo que seja para avisar que não será possível realizar a contratação, assim eles poderão seguir adiante com outras vagas.
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