Como toda empresa, uma clínica odontológica de sucesso é aquela que atinge bons resultados. Mas para que isso aconteça é necessário construir uma gestão estratégica eficiente, além de estabelecer métricas mensuráveis.

O primeiro ponto a ser levado em conta é: dos dados disponíveis, quais deles são informações relevantes ao que desejo mensurar?  Daí surge a importância de compreender que nem todo dado é uma informação útil e para simplificar isso você precisa aprender a utilizar um KPI.

Continue lendo e entenda o que é um KPI e como ele pode te auxiliar a medir o desempenho do seu consultório odontológico. Confira agora mesmo:

O que é um KPI?

KPI é a sigla que representa o termo Key Performance Indicator (Indicador-chave de Performance), basicamente é uma maneira de medir se determinada estratégia está ou não sendo eficaz. Através de um KPI você consegue acompanhar o andamento de uma campanha, por exemplo, e caso não seja alcançado o desempenho esperado é possível buscar novas formas de veiculá-la.

Quais são os indicadores de desempenho de uma clínica odontológica?

Como dito acima, nem todo dado necessariamente é uma informação e saber diferenciar uma coisa da outra é essencial, isso porque existem dois extremos que precisam ser evitados: não medir nada e medir coisas demais. Ambas as situações ocorrem quando não há uma estratégia definida, por isso, você deve estabelecer um objetivo e, automaticamente, seu KPI estará ligado a ele. Por exemplo, se o objetivo for vendas, um indicador-chave (KPI) será a quantidade de lead. E assim por diante, sempre que pensar em um objetivo imagine como ele pode ser mensurado. Mas afinal, se tratando de uma clínica odontológica, quais são os indicadores-chave de desempenho? Veja alguns deles:

• Ticket Médio

Entre os indicadores fundamentais de um consultório, está o ticket médio. Basicamente, ele representa quanto cada cliente gasta em um certo período de tempo. A fórmula é simples: Ticket Médio = Faturamento/ Número de clientes em determinado período. Dos gastos que podem ser calculados estão os procedimentos, tratamentos, consultas de rotinas e até os exames. Ao fazer esse cálculo, você verifica como está a saúde financeira do seu negócio. Um ticket médio baixo pode indicar que você tem fechado somente orçamentos de valores baixos ultimamente, ou seja, de pouco valor agregado para sua clínica.

• Taxa de Cancelamento

Muito mais do que medir quanto seus pacientes gastam em seu consultório, você também precisa se atentar quando eles desistem de gastar e cancelam o agendamento. Os temidos cancelamentos são ruins porque representam um tempo que foi perdido, já que havia sido reservado para aquela pessoa. Se você, dentista, conhece o seu custo de hora-clínica, sabe que um horário vago representa um considerável prejuízo financeiro para a sua clínica. Logo, algumas atitudes devem ser tomadas como: criar uma forma de cancelamento online para facilitar o processo e garantir que, ao menos, ele aconteça com antecedência. Além disso, ligar ou mandar uma mensagem confirmando a presença também e válido. Por último, procure entender o que levou ao cancelamento, isso é importante para compreender se você precisa melhorar em algo.

• Captação de novos pacientes

Receber novos pacientes significa que a reputação da clínica está positiva, o que é um excelente sinal. Mas como medir isso? Estabeleça um período de tempo, algo entre um ou dois meses e analise quantas pessoas novas vieram ao seu consultório. Com isso você perceberá se precisa melhorar nas estratégias de divulgação, atendimento e qualidade do serviço. A venda de novos tratamentos depende da captação de novos pacientes. Por isso a importância de se acompanhar essa métrica.

• Taxa de Conversão de Vendas

Além de acompanhar a taxa de captação de novos pacientes, é muito importante que você conheça o seu sucesso de vendas. Para conseguir isso, utilizamos a taxa de conversão de vendas. Para o seu cálculo, é preciso levantar a quantidade de orçamentos fechados e dividir pela quantidade de pacientes que fizeram avaliação em sua clínica em um determinado período (mensal, semestral, anual). O resultado desta equação mostra se as estratégias de vendas da clínica estão sendo eficiente, ou existe a necessidade de melhorias.

• Taxa de Inadimplência

Com o final do ano se aproximando, evitar a inadimplência é essencial para encerrar com o saldo positivo. Faça um levantamento para verificar se há ou não inadimplência, caso haja, liste quem são estes pacientes e ofereça possibilidades de negociação para que a dívida seja quitada. Mas é oportuno destacar que, mais importante que recuperar os valores inadimplentes, é evitar que a inadimplência aconteça, adotando práticas como uso de cartão de crédito, redução de parcelamentos e análise da restrição cadastral do paciente.

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Por fim, não se esqueça de que sua clínica é uma empresa e para que tudo ocorra dentro do esperado é fundamental ter uma boa gestão estratégica em que seja possível reconhecer aquilo que está funcionando e o que precisa ser melhorado.

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