Vamos planejar 2022?

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Por: Fábio Iwakura

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Planejamento antes do “fazejamento”. Gosto muito de repetir esse mantra. Todo gestor que se preze – espero que você seja um – precisa planejar antes de fazer. Do contrário, estragos acontecem no seu negócio.

É muito propício falar sobre planejamento no início do ano. Afinal, é nesse período que a gente define metas, faz promessas, traça planos, desenha estratégias.

A ação de planejar não é algo estranho para você, cirurgião-dentista. Afinal, essa é uma prática rotineira em sua atividade. Antes de iniciar qualquer procedimento clínico, é muito provável que você faça um plano de tratamento para o seu paciente, correto? Você sabe melhor do que eu (que não sou dentista), que um bom plano de tratamento deve responder as seguintes perguntas: qual a situação atual do paciente (diagnóstico); qual o procedimento será realizado; qual o prazo de realização do tratamento; quais os materiais serão utilizados; por que o tratamento foi proposto; e quanto custará o tratamento.

No planejamento para o seu negócio, as mesmas questões devem ser tratadas, porém tendo como foco a prosperidade da sua clínica. A partir de agora, vou pontuar alguns aspectos que devem ser considerados para que você consiga montar o planejamento da sua clínica de forma a conseguir implementá-lo com sucesso, buscando os resultados desejados.

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Coloque o seu planejamento no papel

Ter planos e fazer um planejamento são coisas diferentes. Planejamento exige que a gente registre tudo no papel – ou no computador. Se mantivermos tudo na cabeça (sem qualquer registro), tudo não passará de mera intenção. E isso, acredite, não vai gerar resultado algum. Tudo que escrevemos se torna um compromisso. E tudo que nós nos comprometemos a fazer tem mais chances de gerar resultados.

O planejamento exige um mínimo de estrutura. Etapas devem ser seguidas (você vai ver isso aqui). Por isso é que precisamos registrar todo o planejamento – e não apenas fazer um exercício mental.

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Como a sua clínica está?

Todo planejamento começa com um diagnóstico do próprio negócio. Faça um raio-x da sua clínica, de forma objetiva e clara. Como está a sua clínica agora? Quais são os pontos fortes do seu negócio? Quais são suas vulnerabilidades? Quais as oportunidades você enxerga para a sua clínica neste ano? Quais os acontecimentos que podem vir a ameaçar o seu negócio? Quais os recursos – físicos, financeiros, humanos, intelectuais – a sua clínica dispões atualmente?

Analisar a própria clínica é fundamental para você identificar o que precisa ser melhorado em termos de resultados, quais as ferramentas que você tem à disposição para buscar essas melhorias, quem são as pessoas que irão lhe ajudar nessa caminhada e quais as oportunidades do mercado podem ser aproveitadas.

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Metas claras e objetivas

Quanto mais clara e específica forem as suas metas, maiores as chances de poder alcança-las. As suas metas representam os alvos a serem atingidos. Aquilo que você deseja conquistar para a sua clínica até o final do ano. Mas atenção: as suas metas precisam ser específicas e alcançáveis.

As metas não podem ser vagas; precisam ser específicas. Reduzir a inadimplência da clínica em 2022 não é uma meta específica. Se não ficar claro a quantidade/porcentagem a ser reduzida, não há especificidade. Agora, reduzir a inadimplência em 20% ao longo do ano é uma meta específica. Da mesma forma, desejar simplesmente aumentar o faturamento anual também não é uma meta específica. Já desejar elevar o faturamento total para R$ 350 mil neste ano é uma meta específica. Compreendeu?

É importante também que as suas metas sejam possíveis de serem alcançadas. De nada adianta traçar uma meta de quintuplicar o seu lucro no prazo de um ano. É pouco provável (senão impossível) que isso ocorra. As suas metas devem manter o pé no chão.

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O calendário é seu amigo

De pouco adianta você definir suas metas (o que você quer) se não estabelece prazos para que elas aconteçam (quando você quer). O “quando” é muito importante. Se o prazo não for definido, a meta será postergada, não gerando comprometimento da sua parte – e nem da sua equipe.

A sua meta é aumentar a captação de pacientes em 25%? Qual é o prazo para que isso deva acontecer? Você deseja retirar um pro-labore mensal de R$ 15 mil? A partir de quando essa retirada ocorrerá? Uma das grandes causas da procrastinação dos profissionais é a ausência de um prazo para que suas tarefas sejam realizadas. O prazo dá um senso real de urgência.

Recomendo o uso de um cronograma, que contemple todas as metas a serem alcançada e seus respectivos prazos. Esse será uma importante ferramenta para seu uso diário a partir deste ano.

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Como chegar lá

As metas por si só não se realizam sem que você defina o “como” alcançá-las. Faz-se necessário estabelecer estratégias (conjunto de ações) para que cada uma das metas sejam conquistadas. A meta é o topo da escada; as estratégias são os degraus que levam ao topo.

Se o seu desejo é concluir o ano de 2022 com um faturamento de R$ 350 mil, o que será necessário fazer ao longo do ano, para que no dia 31 de dezembro esse valor tenha sido alcançado? Neste caso, você pode ter que investir em marketing digital para a captação de mais pacientes. Ou será necessário melhorar a performance de vendas e negociação dos tratamentos. Ou ainda aumentar os preços dos seus procedimentos. Sem essas ações muito bem definidas, o fracasso é iminente. Para cada meta, provavelmente sejam necessária várias estratégias.

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Dando nome aos bois

Um outro aspecto que não pode ser negligenciado é a determinação dos responsáveis por cada estratégia a ser adotada visando o atingimento das metas. Resumindo: “quem” vai fazer “o que”.

É preciso definir claramente quem deverá executar cada uma das tarefas pré-estabelecidas. Sabe aquela estória onde o cachorro que tem dois donos morre de fome? Pois isso acontece dentro das clínicas também. Uma das estratégias é reduzir os custos da clínica através de um programa de contenção de gastos? Quem ficará responsável por criar esse programa e monitorar seus resultados? Será necessário realizar uma pesquisa de satisfação junto aos pacientes? Quem conduzirá todo o processo, envolvendo a produção do formulário de pesquisa, aplicação, tabulação de dados e relatório final dos resultados?

Atribuir responsabilidades aos membros da sua equipe é muito importante, não apenas para dar mais agilidade no cumprimento do planejamento, mas sobretudo por permitir que todos participem ativamente do processo. Pessoas que se sentem participantes de um projeto se tornam mais comprometidas e motivadas.

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Agora, mãos a obra

Agora que você já conhece os pilares de um planejamento, é hora de colocar a cabeça para funcionar. Não deixe o planejamento em segundo plano. Sem um planejamento, você entrega o futuro da sua clínica à sorte. Sem um planejamento, os seus resultados serão frutos do acaso. Lembre-se sempre desse mantra: “Primeiro o planejamento. Só depois o fazejamento”.