A secretária é uma funcionária essencial em qualquer clínica, inclusive na odontológica. É ela quem faz com que toda a parte administrativa esteja organizada para que os dentistas e auxiliares mantenham-se focados somente no paciente e em seu quadro.
Mesmo com a importância tão grande da secretária, ainda há diversos dentistas que não a treinam como realmente necessário. Na realidade, poucos profissionais realmente cooperam com o crescimento dessa funcionária e é por isso que acabam tendo inúmeros problemas: eles podem ser com relação ao atendimento aos pacientes, pagamento de contas, organização da clínica e muito mais.
Por que capacitar a secretária da clínica?
É comum que os dentistas se preocupem apenas com a capacitação de seus auxiliares, já que eles estarão em contato mais crítico com os pacientes. Entretanto, é imprescindível investir na capacitação da secretária para que o ambiente se torne ainda mais profissional.
Uma das maneiras de investir é solicitando que ela faça dois cursos de capacitação por ano, por exemplo. Eles podem ser à distância, são de curta duração e ensinam sempre novas técnicas para que os funcionários do secretariado sejam mais eficientes na organização das clínicas.
Promover incentivos a essas secretárias também é fundamental: um aumento periódico ou remuneração extra, por exemplo, além do reconhecimento verdadeiro de que as habilidades dela estão sendo fundamentais para o crescimento da clínica.
O que uma secretária bem treinada pode proporcionar à clínica?
Uma das primeiras vantagens de ter uma secretária capacitada é que ela conseguirá cuidar de todas as tarefas: seja manter a agenda organizada, fazer o pagamento de contas, telefonar para os pacientes ou fornecedores, etc. Dessa maneira, o dentista não ficará sem recados importantes e, ao mesmo tempo, os pacientes sentirão que podem confiar naquela clínica, porque ela é verdadeiramente organizada.
As secretárias bem treinadas também sabem como administrar bem os materiais, evitando que o dentista tenha custos excessivos com a compra destes. Além de tudo, a eficiência dessa profissional faz com que o dentista possa ter tranquilidade para atender aos pacientes, sabendo que os demais trâmites estão em boas mãos.
Prejuízos de uma secretária mal treinada.
Se uma secretária competente e bem treinada só traz resultados promissores à clínica odontológica, não se pode dizer o mesmo daquela que não tem treinamento. Para começar, ela pode ter grande dificuldade em manter todos os documentos administrativos do lugar arquivados e, quando for preciso localizar algum, haverá dificuldade.
Outro problema sério de quando a secretária não é bem treinada é a agenda. É preciso que os pacientes tenham todos os horários corretamente agendados, inclusive se houver agenda digital. Deixar de desmarcar alguma consulta ou colocá-la em data errada prejudicará o dentista e o paciente, além da imagem da clínica. A secretária que não tem treinamento adequado também pode não conseguir contatar devidamente os fornecedores dos quais o dentista precisar.
O que a secretária bem treinada deve apresentar?
Certas características são presentes em secretárias que têm a capacitação adequada, começando pelo bom atendimento. É fundamental que ela seja educada e simpática com os pacientes, inclusive porque eles estarão em uma situação muitas vezes desagradável de dor.
Ela também deve ser ágil para fazer as marcações e remarcações de consultas, localizando na agenda física ou no sistema cada uma delas sem demora. A secretária eficiente precisa ainda dar todos os recados ao dentista ou a quem ele pedir sem demora e, principalmente, sem se esquecer.
Ser proativa e solucionadora de problemas é outra condição indispensável. O dentista tem diversas questões do atendimento clínico para tratar e, por isso, a secretária deve conseguir resolver o máximo de questões de escritório possível. Se uma impressora está sem tinta, por exemplo, ela tem de se informar sobre o custo da troca e fornecê-lo já ao dentista, em vez de primeiro contar que há falta de tinta e só depois ir buscar os preços.
Delegação de funções
Os benefícios de ter uma boa secretária incluem a delegação de funções. Isso significa que se pode pedir a ela para ir ao banco, ligar para pacientes ou fornecedores que estão devendo algo, fazer controle de estoque e coisas assim. Porém, é obrigatório comunicar à candidata no dia da entrevista que ela poderá ter essas funções também, além de remunerar de maneira compatível.